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Digitalisierung im Mittelstand: Dokumenten-Management-Systeme für KMUs

Studie zum Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen in KMU

Herausgeber: 
Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation
Veröffentlichungsdatum: 
10.10.2018

Die Digitalisierung gilt als ein Erfolgsfaktor zukunftsorientierter Unternehmen. In der Studie »Digitalisierung im Mittelstand - Dokumenten-Management-Systeme für KMUs« hat das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO ermittelt, wie viele kleine und mittelständische Unternehmen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) einsetzen und in welchen Bereichen DMS eingesetzt werden. Dabei wurden unter anderem folgende Fragen gestellt: Welche Dokumenten-Management-Systeme nutzen Sie in Ihrem Unternehmen? In welchen Bereichen sehen Sie Optimierungspotential durch den Einsatz von DMS? Würden Sie ein DMS aus der Cloud für Ihr Unternehmen einsetzen? Was könnte bei DMS-Systemen verbessert werden?

Auch kleine und mittelständische Unternehmen, die kein DMS einsetzen, wurden befragt. Bei dieser Teilnehmergruppe wurden unter anderem folgende Fragen gestellt: Was verstehen Sie unter DMS? Welche DMS Systeme kennen Sie? Warum nutzen Sie DMS nicht? Denken Sie, dass Sie zukünftig ein DMS benötigen werden?

Die Ergebnisse der Studie haben es bestätigt: Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme (DMS) können Unternehmen dabei unterstützen, Informationsflüsse zu beschleunigen, Unternehmensprozesse zu verschlanken und große Mengen an Dokumenten zu organisieren. Durch den Einsatz leistungsfähiger Anwendungen im Bereich des Dokumenten-Managements können die Nutzeneffekte moderner Informationsverarbeitungswerkzeuge ausgeschöpft und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen vorangetrieben werden. Es besteht allerdings, auch dies macht die Studie deutlich, noch viel Handlungsbedarf für Unternehmen.